Automatisation des tâches administratives en construction

Dans l’industrie de la construction, la rigueur administrative est tout aussi essentielle que la qualité du travail sur le chantier. Pourtant, entre la paperasse, les suivis manuels et les erreurs humaines, gérer efficacement les ressources main d’œuvre et machinerie de chantier peut devenir un véritable casse-tête dans les opérations quotidiennes.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des solutions pour alléger cette charge : l’automatisation des tâches administratives reliées à la gestion des ressources de chantier. Grâce à des logiciels spécialisés, il est désormais possible de réduire la paperasse, d’éviter les erreurs et de simplifier la gestion quotidienne.

Dans cet article, on vous explique comment transformer votre gestion administrative pour gagner du temps, économiser de l’argent et mieux piloter vos projets.

Pourquoi la paperasse est un frein majeur dans le secteur de la construction?

Dans le milieu de la construction, la paperasse est omniprésente : planification de projets, assignation des travailleurs et de la machinerie, feuilles de temps, fichiers liés aux projets, rapports de chantier, etc… La multiplication des documents et des communications
entraîne inévitablement :

Des risques d’erreurs humaines :

Les tâches administratives manuelles dans la construction exposent les entreprises à des erreurs fréquentes : doublons de saisie, travailleurs envoyés aux mauvais chantiers, oublis de signatures, documentation ou informations essentielles manquantes ou mal transmises. Par exemple, une simple erreur dans une feuille de temps peut fausser toute une période de paie. Lorsqu’une machine n’est pas au bon endroit ou dormante sur un chantier, cela peut entraîner des retards sur le chantier ou une perte d’efficacité. Ces situation, bien que souvent anodines sur le moment, s’accumulent et finissent par nuire à la rentabilité, à la crédibilité de l’entreprise et à la satisfaction des clients.

Un gaspillage de temps :

Remplir manuellement des formulaires, vérifier des documents papier, relancer des approbations et signatures ou encore fouiller des classeurs pour retrouver des informations sur le projet ou même un contrat représente une perte de temps significative. Les équipes passent trop souvent leurs journées à effectuer des tâches répétitives, au lieu de se concentrer sur leur cœur de métier. Ce temps perdu est d’autant plus critique dans un secteur où chaque heure compte. En automatisant les actions répétitives dans la gestion des chantiers et des ressources , il devient possible de consacrer davantage de temps à la coordination, à la planification et à l’exécution des projets.

Des impacts financiers directs :

Les retards de transmission d’information ou les erreurs dans les documents peuvent entraîner
des conséquences financières importantes : perte de temps, dépassements de budget, conflits
d’horaire, erreurs sur la paie des travailleurs, etc. De plus, les heures passées à corriger des erreurs ou à rechercher un document manquant représentent tout autant des heures facturables perdues. Sans un système administratif optimisé, le pilotage des ressources de chantiers et le suivi sur les budgets alloués devient approximatif et les marges bénéficiaires s’érodent. L’automatisation permet de limiter les dépassements des coûts en assurant une meilleure fiabilité des processus et une meilleure traçabilité des informations avec une vue d’ensemble sur les activités des ressources de chantiers en temps réel.

Quels types de tâches peuvent être automatisés en construction?

L’automatisation ne concerne pas seulement les grandes entreprises : même les PME peuvent en tirer de grands avantages. Voici quelques exemples concrets :

Suivi du temps et présences :

Utilisez des horaires numériques et des poinçons électroniques pour un suivi automatique et précis des heures travaillées.

Suivis à l’interne :

Automatisez certaines actions à partir des formulaires.

Préparation de la paie :

Générez automatiquement les calculs de préparation de la paie en fonction des heures saisies et approuvées.

Envoi des horaires et des changements :

Envoyez les horaires et les révisions d’horaires à toutes les personnes concernées de manière automatique.

Gestion de projet :

Attribuez des tâches et des types d’activités à vos équipes, et suivez l’avancement des travaux en temps réel grâce à un outil de planification intelligent qui met automatiquement à jour les statuts des chantiers selon les actions réalisées ailleurs dans le logiciel.

Les avantages concrets de l’automatisation administrative

Automatiser ses processus administratifs, c’est s’offrir plusieurs bénéfices tangibles :

Gain de temps :

L’automatisation réduit considérablement le temps consacré aux tâches répétitives comme la saisie de données, la création de rapports ou le classement de documents. Les informations sont saisies une seule fois, puis utilisées à travers différents systèmes. Résultat : les employés peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, comme la gestion de projet ou le développement commercial.

Réduction des erreurs :

En limitant l’intervention humaine dans la gestion des données, l’automatisation diminue le risque d’erreurs : oublis, fautes de frappe ou incohérences entre documents. Les outils numériques valident les informations en temps réel et assurent une cohérence des données sur l’ensemble des projets. Cela contribue à une meilleure fiabilité des rapports de temps et des suivis administratifs.

Amélioration d’efficacité :

Moins de temps passé sur les tâches administratives signifie plus de disponibilité pour l’opérationnel. Les équipes peuvent intervenir plus efficacement sur les chantiers et les chargés de projets peuvent suivre l’évolution des travaux en temps réel. En optimisant la répartition des ressources, l’entreprise augmente sa capacité de livraison, respecte mieux ses délais et améliore la satisfaction client.

Meilleure visibilité sur les projets :

Grâce aux tableaux de bord automatisés, les gestionnaires accèdent en un coup d’œil à l’état d’avancement des travaux, aux budgets consommés en termes d’heures main-d’œuvre
et aux échéances à venir. Cette vue globale améliore la prise de décision et permet d’intervenir rapidement en cas de dérive. La coordination entre les équipes est aussi facilitée par une information toujours à jour.

Centralisation de l’information :

Les documents sont regroupés dans une seule plateforme accessible à tous les intervenants autorisés, peu importe leur localisation. Plus besoin de chercher des devis, des feuilles de temps ou des photos d’avancement des travaux dans plusieurs dossiers ou boîtes courriel. Cette centralisation accélère les processus, renforce la collaboration, élimine un irritant évident et réduit le risque de perte d’information.

Comment choisir un logiciel adapté à vos besoins?

Pas besoin d’un système compliqué pour faire une grande différence. Voici ce qu’il faut prioriser :

Simplicité d’utilisation :

Un logiciel intuitif, facile à utiliser, même pour ceux qui ne sont pas très « technos ».

Fonctionnalités essentielles :

Ciblez ce qui est pour vous des fonctionnalités essentielles à la réussite de vos projets. Qu’est-ce qui pose actuellement problème ou qui doit absolument être amélioré à court et moyen terme? Que ce soit la planification des chantiers, l’assignation des ressources et machineries, la gestion des feuilles de temps en ligne et hors-ligne la gestion de la documentation et des rapports ou bien un calculateur de paie avec conventions CCQ et règles hors décret intégrées, optez pour les fonctionnalités vous apportant des bénéfices concrets

Accessibilité mobile et intégration facile :

Pouvoir accéder aux outils et aux données depuis n’importe quel appareil intelligent (cellulaire, tablette, ordinateur) et ce, à partir de n’importe où.

Sécurité des données :

Vos informations doivent être protégées et régulièrement sauvegardées sur un système sécurisé et fiable.

Support client et évolutivité :

Avoir accès à un service à la clientèle et un support adapté à votre réalité et utiliser un logiciel qui grandit avec votre entreprise.

Automatiser la gestion administrative, ce n’est pas juste une question de confort, c’est devenu essentiel pour rester compétitif dans l’industrie de la construction.

Avec moins d’erreurs, plus d’efficacité et une meilleure visibilité sur vos projets, vous pouvez concentrer vos efforts là où ils comptent vraiment : livrer des chantiers de qualité, dans les délais et les budgets prévus.